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Contenidos de control horario

Oscar Bermejo.

I. ¿Qué es un control de presencia o un control de horarios?

Un sistema de control horario es todo aquel que controla las horas y salidas del personal de una empresa para evaluar cuantas horas trabajan, si han llegado tarde o que incidencias se han producido.

Existen dos tipos de sistemas:

    - Tradicional: Sistema no conectado a ordenador, basado normalmente en unas fichas de cartón; El trabajador ficha cada vez que entra y sale y después hay que realizar manualmente los cálculos. Existen algunos productos que se pueden programar y actúan como reloj "inteligente" suministrando información ya calculada. Según el tipo de reloj, marca en colores las incidencias y presenta la información de diferentes maneras. Suelen ser soluciones económicas pero muy manuales en la obtención de información.

    - Informatizado: Estos sistemas se basan en un software o aplicación que reside en un ordenador (normalmente PC aunque en grandes compañías pueden ser host o mainframes) y una serie de dispositivos que capturan el marcaje y que sustituyen la ficha tradicional y que están conectados al ordenador. El ordenador recupera esos marcajes y después procesa la información para, en base a unas previsiones previas, establecer las anomalías o desviaciones.

    Estos dispositivos son en la mayoría de empresas relojes informatizados dónde el empleado ficha con una tarjeta. Estas tarjetas pueden ser de banda magnética, código de barras, proximidad, inductivas, chip y en algunos casos puede también ficharse con la huella, a pesar de los problemas que eso supone. En algunas empresas fichan también a través del ordenador o aprovechando los sistemas de captura de datos de producción.

           

Glosario “ propio “ de control horario que debe conocerse:

Fichar: Acción que realiza el empleado cuando introduce una tarjeta o ficha en el reloj y que implica un registro del día, hora y empleado que realiza la acción.

Fichaje: O marcaje. Registro resultante de la acción de fichar. Normalmente almacena la siguiente información:

    - Tipo de marcaje: Si es de presencia y su sentido de paso (entrada, salida o neutro), si es de accesos o de actividades o producción.

    - Fecha, Hora/minuto: En que se ha realizado el marcaje.

    - Empleado: Código del empleado o de la tarjeta que ha realizado el marcaje

    - Reloj: Número de reloj por el que se ha realizado el marcaje. Muy útil si se tiene más de uno.

    - Incidencia: Número de incidencia o ninguno si no hay incidencia.

Horario: Definición de una jornada teórica de trabajo, indicando horas de entrada y salida permitidas, así como otras variables.

Calendario: O Planning. Planificación anual de los diferentes días con sus horarios correspondientes.

Ausencia: No presencia en un periodo dónde normalmente deberíamos estar trabajando.

Incidencia: Justificación de esa ausencia con un motivo definido previamente por la empresa (ejemplo: baja IT, visita médico, etc...).

Terminal: O reloj. Elemento que se utiliza para que los trabajadores realicen sus marcajes.

 

II. Utilización de los sistemas de control horario

La utilización que se le da a los sistemas de control de presencia son muy distintas y difieren tanto por el tipo de empresa como por la información que se quiere utilizar. Hay algunos expertos en RRHH que creen que los sistemas de control horario son herramientas obsoletas que no crean buenas relaciones empresa-trabajador. Cabe decir que eso no es así en todos los casos y dependerá de la utilización que le demos al sistema: a mayor flexibilidad mayor necesidad de control.

    1. Obtención de variables: Normalmente en este caso la implantación de un sistema de control de presencia responde a la necesidad de repercutir en nómina ciertas variaciones sujetas al tipo de horas realizadas : horas extras, nocturnas, festivas, retrasos, ausencias, etc...

    2. Obtención de Estadísticas: En este caso la utilidad que tiene un sistema de control horario es suministrar una información global y estadística para analizar comportamientos de colectivos determinados. Esto servirá para preveer acciones en base a la información histórica.

    3. Control de un horario flexible: En las empresas dónde se implantan sistemas de horarios flexibles, es imprescindible implantar un sistema de fichar que te permita realmente saber que esta haciendo el personal, pues el descontrol en las horas de entrada y salida suele ser grande. Además es fácil que con estos sistemas se produzcan agravios comparativos entre empleados. Un sistema de marcaje realmente suministra una fotografía de la realidad a los departamentos de RRHH o a la gerencia de la empresa. Además, en un caso como este puede suponer un valor añadido para los empleados, pues pueden, en muchos sistemas consultar en los terminales su estado de horas o como están de días de vacaciones.

La realidad es que normalmente las empresas que implantan sistemas de control horario no buscan cubrir un solo objetivo sino que es una combinación de los tres descritos anteriormente, aunque generalmente hay uno que tiene mayor importancia.

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