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Managers de Excell y Power Point

Ángel Largo - 30/07/2015
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Secciones:

Comunicación

,

Software

La idea que tenemos de que hace un Manager durante su día de trabajo puede tomarnos ideas que quizás no sean las que coincidan con la realidad. Como bien dicen en algunas películas “Cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia”.

Cualquier Ser Humano puede imaginarse a un Directivo en un gran despacho, con condiciones muy buenas climáticas (Aire Acondicionado en Verano, calefacción en invierno), una secretaria/o que obedece diligentemente todas sus órdenes, con comidas de negocios largas y fastuosas, y diseñando la estrategia de la compañía con grandes gráficos, aunque quizás esto último sea lo más aproximado a la realidad.

He de reconocer que este articulo lo hago con cierta ventaja e información privilegiada, ya que mi día a día profesional me hace dialogar con muchos Manager, que suelen “desahogarse” con este pobre emprendedor.

Hablo sobre todo de Managers de Grandes Compañías, ya que en las PYMES se vive más el “día a día” y los pocos Managers suelen hacer de todo. Entendamos pues al Manager como aquella persona que gestiona un equipo de trabajo y tiene bajo su responsabilidad un área de la compañía, más o menos estratégica, y de la que dependen los resultados generales de la organización y el buen funcionamiento de la compañía. Esta definición básica nos sitúa a personas que tienen en su tarjeta la palabra inicial Director/a o su uso anglosajón Manager.

Pues estas personas tienen agrupadas las tareas cotidianas de su día laboral básicamente en las siguientes:

Revisión del Correo Electrónico

Esta tarea puede abarcar gran parte del día. Solo la revisión y respuesta de los mails puede llevar un número considerable de horas al día.

Existen diferentes formas de afrontarlo:

-          A primera hora de la mañana, para así quitárselo de en medio. Pero no tienen en cuenta que según avanza el día siguen entrando más misivas a través del mail.

-          A última hora del día, más bien tarde, antes de irse a casa, lo que retrasa la salida del puesto de trabajo. Sus familias no están muy de acuerdo con esta practica

-          Los no contestados se contestan en casa, antes de irse a dormir, robando horas de sueño y generando ansiedad a sus momentos anteriores al merecido descanso. Algunos managers me contestan mails bien entrada la madrugada, y es así como adivino sus hábitos nocturnos. Mi recomendación es que si no pueden entretenerse con otras aficiones como leer que hagan otras prácticas como …..ver la tele, o…..hacer ejercicio, del tipo que sea.

En una comida con un Manager me llego a decir que su tarea más importante del día es hacer Forward, que en el lenguaje empresarial moderno es: “pasar marrones a otro”. Al ser un Manager sobre varios territorios en Europa (las siglas pueden ser muy variadas, pero la más usual es EMEA), le ponen en copia de multitud de asuntos, que no suele leer. Le pregunte sobre cuantos mails podía acumular sin leer, y me confeso que alrededor de 800-1000. No le creí, y me burle de él, pero al enseñarme el Smartphone y ver la cifra de 1.027 correos sin leer me compadecí de su alma, y rece por el esa noche.

Informes para sus Manager superiores

Este es el punto que da nombre al artículo. Muchos Managers se pasan muchas horas al día realizando Informes, Presentaciones y Análisis de datos para poder presentar a sus superiores para enfocar la toma de decisiones.

Muchos de estos Managers tienen los ojos achinados de tanta formula de Excel. Alguno me ha confesado que puede estar días enteros con el Excel hasta que le sale lo que busca. Los más “viciosos” hacen de su vida un Excel: La compra, los gastos del mes, las excursiones de vacaciones, los años que le quedan de la jubilación….. Algún Manager me confeso que tiene un Excel actualizado diariamente con lo que le correspondería de indemnización en caso de despido.

Pero luego está el tema de las Presentaciones. Tienen que tener Presentaciones, para la reunión del trimestre, semestre, anual, resultados del área, resultados de la compañía, rectificación de los resultados, reorganización de la compañía, nuevo organigrama, nuevas áreas de negocio, rectificación de la rectificación sobre el organigrama de la anterior organización de las nuevas áreas de los nuevos negocios,…..

De nuevo las confesiones de que el Power Point es su compañero infatigable. Las presentaciones deben ser de alto impacto, claras, directas, transgresoras, visuales, que vayan al grano, con datos correctos, sin exageraciones, que eviten el tedio….. De nuevo el confesionario funciona y algunos me dicen que pasan días preparando presentaciones que luego es posible que no tengan que presentar o que duren apenas 5 minutos porque a alguien se le ha ocurrido que ese tema ya no es importante.

Reuniones y mas Reuniones

¿Qué hace un Manager cuando no está revisando el correo, preparando presentaciones o revisando Excel?: Estar reunido.

Las reuniones de los Managers pueden durar varias décadas. Fácilmente puedes ver toda la saga de El Señor de los Anillos, leer luego los libros, seguir con los libros de 50 Sombras de Grey, y al finalizar, es probable que sigan reunidos.

A un familiar mía le llame al móvil a las 8:30 de la mañana por un tema persona, me lo cogió y con voz baja me dijo. “llámame luego estoy reunida”. El caso es que se me olvido llamarla, y lo hice a las 15:30, ya que sabía que se iba a comer a las 13:00 y que ya había finalizado su merecida ingesta de alimentos. Cuando me lo cogió, volvió a sonar esa voz baja “Sigo reunida”. A lo que le pregunte “¿Pero qué te has metido en otra reunión?”. Y sorprendentemente me respondió: “Es la misma reunión”.

¡¡¡De verdad podemos sacar provecho de reuniones que duran más de 1 hora¡¡¡. El Ser Humano suele desconectar pronto de esas reuniones, y la mayoría de los Manager son seres humanos.

¿Y qué se hace en esas reuniones?. En un artículo anterior ya explicaba lo que pasaba en muchas de esas reuniones El formato de las reuniones debe cambiar: Los bandoleros del tiempo

Entonces ¿Les queda tiempo a los Managers para otras tareas?. Pues como diría un gallego: Depende. A veces Sin y otras Non.

La reflexión que debemos hacer es: ¿Es productivo todo el tiempo de los Managers? Y por productividad me refiero a si las tareas que realizan de verdad repercuten positivamente en la cuenta de Resultados.

Me gustaría terminar con otra anécdota de un Manager de una gran empresa alimentaria muy conocida que tenía un proyecto para implantar un famoso ERP (Herramienta de Gestión Tecnológica Corporativa) para toda la organización. El proyecto se alargó, y alargo, con costes asociados en personal y dedicación en tiempo. Y cuando ya el tema era insostenible, en una confesión a unos cuantos compañeros de profesión nos dijo: “A ver si se dan cuenta nuestros mayores que nuestro negocio es vender chorizos y no implantar herramientas”. Sin comentarios. Brutal reflexión.

Y tú, querido Manager, ¿Qué sueles hacer a lo largo de tu día?

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