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Estándares de Recursos Humanos

Gonzalo Becerril - 08/11/2010
Secciones:

Gestión del conocimiento

,

Management

Un viaje rápido por la historia de los estándares

Los ordenadores han cambiado dramáticamente el desarrollo de la humanidad y más concretamente el de los negocios. Antes, en las oficinas teníamos que trabajar en papel, con calculadoras, máquinas de escribir, etc. Ahora usamos el PC como la herramienta principal, los procesadores de texto, las hojas electrónicas de cálculo, los usuarios de bases de datos y los paquetes para presentaciones. Todo ello ha modificado las competencias asociadas al puesto de las secretarias, que en el mejor de los casos han evolucionado a asistentes. En líneas generales, todos los empleos de oficina han evolucionado de manera drástica. Es difícil imaginar un puesto o una persona que no use el PC, que en la gran mayoría se usan a diario y prácticamente durante todo el día. Hemos evolucionado al grado de la interacción, puesto que nos resulta muy sencillo localizar y reservar viajes, lugares en restaurantes, realizar trámites ante autoridades, realizar compras o ventas, buscar empleo y registrar nuestro Currículum Vitae, que será uno de los temas a tratar en el presente artículo.

Regresando al viaje rápido por la historia, también las Bases de Datos han evolucionado. Nacieron de forma independiente y cada fabricante tenía su propio nicho de negocios, pero ahora se comunican entre sí y permiten el intercambio de información, gracias al SQL (Structured Query Language) y a los protocolos de comunicación. El pionero de la Telefonía Móvil, quizá el invento más antiguo de los comentados (el teléfono se creó en 1876 por Alexander Graham Bell), fue Martín Cooper, a quien se le considera como "el padre de la telefonía móvil" al introducir el primer radioteléfono en 1973. Así el teléfono móvil ha revolucionado la comunicación entre las personas y los negocios puesto que hoy podemos comunicarnos en casi cualquier parte del mundo gracias a la estandarización de los números y protocolos de comunicación. Respecto a la historia del Código de Barras, muchos de los lectores recordarán los largos tiempos en la cola del supermercado esperando a que las cajeras teclearan los códigos de los artículos y los precios. Y alguno de vosotros se imagina o vivió el problema dentro de las empresas, codificando artículos, realizando inventarios físicos, ordenando artículos, proveyendo pedidos, etc. Ahora todos nos hemos beneficiado con el código de barras: las filas en los supermercados son menos largas y el tiempo de espera es más corto: las cajeras sólo pasan los artículos frente a un lector y de inmediato queda registrada la venta, identificando correctamente el artículo, la cantidad y el precio. Al final se obtiene el total a pagar y listo.

El concepto 'Estándar'

Todas las historias comentadas suenan sencillas y fascinantes, pero tienen un punto en común: el estándar o proceso de estandarización, proceso que hoy nos permite a los negocios y a las personas un mundo de ventajas y comodidades. Sin embargo, el proceso llevó un tiempo considerablemente largo puesto que en todos los casos el tema surgió y tardo dos o tres décadas para lograr la estandarización.

Los avances se han logrado gracias a un aspecto singular: el uso de estándares, que ha permitido que los sistemas de computación, los PC's, las Bases de Datos, los Teléfonos móviles, los Códigos de Barras, nos hagan más sencilla la vida y la evolución de que tanto hablamos.

Estándares en Recursos Humanos (HRE)

En el mundo de los negocios se ha escrito mucho sobre la importancia de los Recursos Humanos y es precisamente en los últimos años cuando se le ha dado una importancia real. Si anteriormente se le consideró un mal necesario, hoy se le reconoce como parte estratégica para los negocios, pero lamentablemente no ha evolucionado al nivel que se requiere en los negocios. Hoy por hoy encontramos muchas empresas, pequeñas, medianas, grandes y grandes corporativas que no cuentan con sistemas de Recursos Humanos. Lamentablemente, muchos profesionales continúan trabajando en la oscuridad y marginados de la tecnología, por iniciativa propia o por iniciativa de la empresa. Analicemos por qué.

Los profesionales del área no se han preocupado por su capacitación (trilogía de la capacitación), sino que se mantienen actualizados en temas actuales. No obstante, hacen poco por llevarlos a la realidad o los aplican parcialmente o mutilados, es decir, tomando las estrategias y "adaptándolas" según sus conveniencias o su interpretación, eliminando o pasando por alto aspectos básicos y fundamentales. Todos, sin lugar a dudas, quieren y pregonan el cambio al rol estratégico, pero no han logrado hacer funcionar los procesos táctico-operativos.

Las empresas no han tenido una visión clara para proporcionar los sistemas de cálculo necesarios para que el área de Recursos Humanos realmente sea su estratega y, en el mejor de los casos, al proporcionarles dichos sistemas de cálculo, los mantienen como usuarios tributarios (usuarios tributarios o beneficiarios). Los directivos no han dado la importancia real a contar con información útil, confiable y oportuna, si bien los gurúes de Recursos Humanos pregonan que las personas son el principal activo de las organizaciones, que las personas son quienes forman realmente a las organizaciones, que las empresas deben dedicarse a retener y atraer a los talentos, el desarrollo de competencias, etc. Si alguien lo duda, contestemos algunas preguntas: ¿Tienen un sistema de Recursos Humanos?, ¿quiénes lo usan?, ¿cómo lo usan? Es triste, pero los ejecutivos se encuentran muy "ocupados" en otros temas y cuando solicitan información, lo hacen sin un adecuado sistema de Recursos Humanos, demorando bastante tiempo para disponer de la información. Y retomo la pregunta: ¿la información es oportuna y confiable?, pero la utilizan para la toma de decisiones, si paradójicamente no se han percatado de su importancia. Hoy en día es muy común escuchar los recortes de personal o el 'adelgazamiento' de la nómina, ¿pero cómo lo hacen?, o mejor dicho, ¿cómo toman la decisión de eliminar a determinados puestos y personas? ¿Acaso tienen claro que dichos puestos no son necesarios para la empresa? Cuando en muchos de los casos ni siquiera cuentan con descripciones de puestos o éstos no están actualizados. Ni qué decir en las organizaciones que cuanto más grandes, más difícil resulta identificar a dicho personal. Así, vemos como muchas personas pierden su empleo sin importar lo que han aportado y lo que pueden aportar a la empresa y, curiosamente, otras lo conservan aunque sea de forma temporal. Algunas organizaciones incluso han sufrido directamente en sus finanzas y en los procesos productivos la decisión de despedir empleados valiosos.

Mirando al futuro

Los sistemas de Recursos Humanos son la herramienta para que las organizaciones dispongan de la información de su capital humano de manera oportuna y confiable. Las estrategias siguen y seguirán siendo reservadas a los humanos. Partamos de la premisa de que los sistemas y las computadoras son rápidas, exactas y estúpidas. Como contrapartida el ser humano es lento, inexacto pero inteligente, así que combinando las ventajas de los sistemas y las computadoras con la del ser humano, lograremos un verdadero avance.

Actualmente varias organizaciones se encuentran en proceso de implementar el sistema de Recursos Humanos, incluso algunas de ellas lo hacen a nivel regional o mundial, pero ¿tienen claro el alcance real?, ¿la estrategia considera la calidad de la información?, ¿están conscientes de que requieren cambios y actualización en políticas y procedimientos?, ¿tienen en mente la estandarización?

Supongamos que una organización implementa un sistema de Recursos Humanos y tiene la necesidad de cubrir un puesto. ¿Miran hacia dentro de la organización?, es decir, ¿toman en cuenta primero a los empleados existentes o buscan entre candidatos? Para poder ver primero a los empleados deben contar con su perfil actualizado: ¿Cuentan con ello?, los supervisores, jefes de departamento, gerentes y directores, ¿tienen acceso al sistema de Recursos Humanos y saben cuánto tiempo lleva el puesto sin cubrirse?, ¿saben quiénes son los candidatos (internos y externos)?, ¿saben en qué proceso se encuentra la selección? Quizá simplemente se concreten a recibir un reporte impreso o un mensaje electrónico (e-mail). Por otra parte, ¿los empleados acceden al sistema de Recursos Humanos para buscar las ofertas de vacantes? No se precipiten a responder, aún faltan varios puntos a analizar.

Si las organizaciones aceptan los postulados de los gurúes, ¿cómo identifican a sus talentos? y ¿cómo desarrollan a sus talentos? Nuevamente las preguntas se repiten: ¿tienen acceso al sistema de Recursos Humanos o esperan pacientemente o pasivamente a que algún profesional de Recursos Humanos les informe?. También se repiten preguntas como ¿los empleados saben que han sido identificados como talentos?, ¿pueden inscribirse a los cursos de capacitación o esperan pasivamente? En síntesis, los sistemas de Recursos Humanos, ¿son exclusivos para el personal del área o para la organización?, ¿es ésta una visión estratégica?

Imaginemos a una organización que sí consideró que los sistemas de Recursos Humanos eran necesarios para la organización, y partiendo del principio de que la organización está formada por personas, son éstas las que acceden al sistema para mantenerlo actualizado y para beneficiarse de su información, desde los empleados hasta los ejecutivos. Imaginemos que los cursos de capacitación y las vacantes son creadas por el personal de Recursos Humanos, pero los empleados, supervisores, gerentes y directores, acceden al sistema para inscribirse a cursos, para postularse como candidatos a una vacante, para dar seguimiento a las vacantes de su área de responsabilidad, de mantener actualizado su perfil (Currículum Vitae), que los directivos realizan sus juntas accediendo al sistema para ver la estructura organizacional y el Head Count, identifican a los talentos y dan seguimiento a su desarrollo, fundamentan su decisiones para seleccionar a los empleados y puestos que deberán ser fusionados o eliminados, etc.

Un empleado es detectado por dicho sistema de Recursos Humanos ya sea como un talento o como candidato a ocupar una vacante en otra localidad, en otro país o incluso en un área y puesto diferente al que él ocupa, sin importar sus condiciones de trabajo, ubicación física, ni sus relaciones con los "jefes", etc. Seguramente dicho empleado tendrá una lealtad absoluta a su empresa, actitud que fácilmente será compartida por sus compañeros de trabajo al enterarse de que la organización los tiene observados y los toma en cuenta, antes que recurrir a un candidato externo. En este sentido, tengamos presente que la actitud es una elección de las personas y no puede ser impuesta ni por mandato ni por decreto.

Sigamos imaginando que una organización sigue otra y otra, de forma que la cultura organizacional demandará que los sistemas de Recursos Humanos sean estandarizados, situación totalmente factible ante la actual globalización y el avance tecnológico. Si analizamos que un Currículum Vitae puede ser estandarizado en las competencias que cada persona posee y que los Perfiles del Puesto también pueden ser estandarizados, el reclutamiento y selección de personal sería mucho más sencillo y naturalmente sería también más competente. Sin embargo, la competencia es en beneficio de todos, donde las organizaciones pueden localizar a los talentos donde quiera que se encuentren, dentro o fuera de su organización, y donde también es cierto que el trabajo de los Head Hunters y el de los profesionales del área dentro de las empresas cambiaría radicalmente. El mismo procedimiento se aplicaría a las demás áreas: capacitación, desarrollo de personal (plan de carrera y plan de sucesión), siendo beneficiadas por herencia. No olvidemos que los procesos de Recursos Humanos en realidad han sido, son y serán estándares a nivel internacional.

Así, imaginándonos un futuro, es evidente que el área de Recursos Humanos en un futuro cercano será objeto de estudios para su estandarización, logrando evolucionar a unos estándares propios. Las preguntas parecen obligadas: ¿cuándo se iniciará el proceso de estandarización?, ¿quiénes serán los líderes? Y la pregunta contestada anticipadamente será ¿quiénes serán los beneficiados? Por supuesto que las personas y las organizaciones.

Permítanme poner el primer grano de arena. Conozco algunos sistemas de Recursos Humanos (nacionales e internacionales), no diré los nombres para evitar publicidad y posibles predilecciones, donde podemos iniciar por establecer estándares para el Currículum Vitae, las Competencias y los Estudios, los fabricantes de software y las asociaciones de Recursos Humanos. Por su parte, podrían empezar por establecer estándares para los códigos ("n" dígitos para su identificación), para que todo el mundo supiera que, por ejemplo, la competencia o el conocimiento del idioma inglés fuera 20000001 para el nivel básico o que el código para el curso de capacitación de Excel© fuera 50004035. En resumen, la estandarización a dígitos numéricos como un gran inicio.

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