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¿Es posible crear un entorno colaborativo virtual dentro de la empresa?

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En mi opinión, la creación dentro de la empresa de un entorno colaborativo virtual (es decir, utilizando medios electrónicos o digitales) es posible bajo ciertas condiciones.

Una explicación pormenorizada de la anterior afirmación requiere, con carácter previo, aclarar qué ha de entenderse por entorno colaborativo virtual y por comunidad virtual, al ser la última el marco que permite la primera.

No cabe duda de que el concepto de comunidad virtual, así como la idea que subyace tras dicho término, son polémicos y controvertidos. De modo que, en lugar de limitarme a dar un definición sin más, intentaré, primeramente, describir las que constituyen sus características más destacadas -desde mi punto de vista, al menos- para, después, ofrecer una definición consistente con dichos rasgos distintivos.

En primer lugar, considero que se trata de una comunidad de adhesión voluntaria. A diferencia de las comunidades de adhesión obligatoria (familia, Estado), que son comunidades cerradas y rígidas, las comunidades de adhesión voluntaria se caracterizan por ser abiertas y flexibles. El rasgo diferencial es, sin duda, la existencia de un sentimiento de grupo espontáneo y sincero entre los integrantes que posibilita la aparición de una actitud proactiva y colaborativa entre ellos. Obsérvese esta circunstancia, por ejemplo, en el diferente modo de obtener financiación de ambos tipos de comunidades. Las comunidades de adhesión voluntaria (asociaciones, clubes deportivos, etc.) se financian a través de cuotas y donaciones de sus miembros, es decir, a través de aportaciones económicas voluntarias. Sin embargo, las comunidades de adhesión obligatoria (Estado, familia) se financian mediante la exacción forzosa, y en su caso, coactiva, de cantidades económicas de sus miembros - impuestos, derechos de alimentos, etc.

En definitiva, una comunidad virtual sería una comunidad abierta, flexible y de adhesión voluntaria integrada por un grupo de personas que desarrollan un interés común utilizando las nuevas tecnologías como medio para crear un entorno colaborativo.

En principio, teniendo en cuenta lo dicho, los conceptos de empresa y comunidad virtual pueden parecer incompatibles. Sin embargo, considero que si se promueven las condiciones adecuadas, la creación de un entorno colaborativo virtual en el seno de la empresa es objetivo factible. Conditio sine qua non para alcanzar dicho objetivo sería que la empresa cuente con organización flexible, horizontal y abierta; en otro caso, es decir, en organizaciones empresariales verticales y altamente jerarquizadas, la idea de crear un entorno colaborativo, del tipo que sea, es del todo incompatible con la filosofía y la cultura de empresa promovida desde la Dirección de la compañía.

La Dirección de la empresa debe asumir la iniciativa y liderar el proyecto de creación del entorno colaborativo virtual, acometiendo cuantas acciones sean necesarias para crear un clima de confianza y entusiasmo alrededor del proyecto; la mera implantación de herramientas colaborativas - intranet, sistema de gestión de conocimiento - no es suficiente dado que, por lo general, las personas somos reacias a participar en actividades que exigen una participación pública. Por el contrario, cuando la participación se realiza de manera anónima, o existe un sistema de respaldo colectivo, las personas somos más participativas y mostramos una mayor predisposición a colaborar. Debe evitarse, por tanto, cualquier circunstancia que coarte la libertad.

En la medida en que la empresa es, por definición, una organización jerarquizada, sometida a disciplina interna, es preciso favorecer un entorno que facilite la libertad, y evite la toma de represalias o la arbitrariedad. Considero necesario la adopción de lo que podría denominarse Acuerdo Colectivo sobre Prácticas Virtuales, donde se recogieran los derechos y obligaciones tanto de los trabajadores y como de la empresa en relación al uso de las herramientas colaborativas.

El Acuerdo Colectivo sobre Prácticas Virtuales, en caso de ser ratificado tanto por los representantes de los trabajadores, en uso de la autonomía colectiva reconocida por la ley, como por la dirección de la empresa, tendría plena validez jurídica, de acuerdo con lo dispuesto en el Estatuto de los Trabajadores con relación a la negociación colectiva, correspondiendo a los juzgados y tribunales del orden social la resolución de conflictos que surgieran en su aplicación.

En definitiva, debemos concluir que la creación de un entorno colaborativo virtual en el seno de la empresa requiere la existencia de una organización horizontal, abierta y flexible, la asunción del liderazgo por parte de la Dirección, la implantación de herramientas colaborativas (Intranet, sistemas de gestión del conocimiento, etc.), la elaboración de un Acuerdo Colectivo sobre Prácticas Virtuales (permitiendo la participación anónima) y promover el interés específico, común y compartido. El interés último debe suponer la creación de un entorno y un clima laboral dinámico que amplíe las oportunidades tanto de trabajadores como de la empresa (formación, carrera profesional, productividad, etc.).

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