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Afrontemos los cambios en la empresa

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A principios del Siglo XX el mundo era muy diferente a lo que es hoy. Por ejemplo, hemos visto cómo la tecnología ha transformado nuestra vida y los cambios que ha provocado. Por ejemplo, antes no existía la televisión ni menos pensabamos en la posibilidad de comunicarnos con otras personas a través de Internet. Es verdad, han existido muchos cambios importantes a lo largo de nuestra historia, pero nos hemos ido adaptando a ellos paulatinamente. Nos hemos preparado para asumirlos y aplicarlos en nuestras vidas. De igual modo, debemos adaptarnos a los cambios que se producen en las empresas.

Antes de iniciar este artículo asumiendo que los cambios en la organización son buenos y necesarios. Éstos deben realizarse con el deseo de incrementar la eficiencia en el desempeño de la organización porque las empresas que se mantienen estáticas en el nuevo mundo económico están destinadas a desaparecer. Es imposible no cambiar, por tanto, es imposible que la Dirección General no considere realizar cambios a lo largo de la vida de la organización.

El punto más importante en un proceso de cambio son las personas, el capital humano con el que cuenta la empresa. Es lo más importante, porque si no lo sabemos gestionar, toda la transición destinada a mejorar la organización se transformará en un fracaso, arruinando todo el trabajo que hemos planificado por meses.

Por ello, nos concentraremos en los puntos que la Dirección General debe tener en cuanta a la hora de gestionar el capital humano ante la decisión de poner en marcha un proceso de cambio. No discutiremos que este proceso se debe iniciar desde la Dirección General y que todos los cambios han de ser estudiados y analizados junto a un equipo de asesores o consultores. Sin embargo, antes de aplicarlos, son los directivos quienes deben estar absolutamente convencidos de realizar y gestionar estos cambios. Si el convencimiento es débil, jamás lograrán transmitir o comunicar los objetivos de los cambios entre las personas.

El directivo que demuestre integridad profesional en la organización, conocerá perfectamente la situación actual de la empresa y estará consciente de los efectos renovadores que tendrá la implantación de los cambios, corrigiendo el curso actual y permitiendo lograr nuevos objetivos en menos tiempo y con mayor eficacia competitiva.

Como primer paso, no hay que olvidar antes de poner en marcha un plan de transformación que nosotros, como parte de la dirección, nos debemos comunicar correctamente con los empleados y que, la mejor forma de transmitir los objetivos del cambio es siendo buenos ‘informadores’ de los mismos. Deberemos ser francos y mantener un dialogo continuo para explicar las razones y el por qué de los cambios; mostrarles las causas y las necesidades de la transformación. También debemos señalarles los beneficios que lograremos, y aquí no me refiero solamente a los beneficios para la empresa, sino que también hay que explicarles los beneficios para ellos.

Seguramente mientras estemos frente al personal, en la mente de muchos de ellos existirá una pregunta: “¿y qué pasaría si no se realizaran los cambios?”, “y si continuáramos como hasta ahora ¿qué ocurriría?”. Es la responsabilidad de la Dirección General considerar estas preguntas y si no consigue responderlas correctamente, provocará el inicio de la falta de apoyo hacia el plan de cambio que propone. Por tanto, no debemos olvidar la importancia de mostrarles cuáles serán las consecuencias negativas de no llevar a cabo los cambios.

Debemos ser directos y transparentes, no debemos ocultar detalles aunque para nosotros sean evidentes porque hemos trabajado desde el inicio en el proyecto y por tanto, conocemos a la perfección sus objetivos. Tampoco hay que olvidar que nuestro Recurso Humano no conoce los procesos del cambio ni los objetivos, por eso hay que explicarles cuáles son y por qué se implantarán. Así evitaremos la sorpresa y la resistencia al cambio ya que el factor sorpresa juega en nuestra contra. De lo contrario crearemos en la mente de las personas la incertidumbre porque no sabrán hacia dónde se dirigen o por las dudas sobre qué sucederá mañana cuando regresen a sus trabajos. Quizás tenderemos una amplia visión del cambio, por tanto, no debemos actuar egoístamente. Compartamos lo que sabemos con las personas de nuestra empresa, lo que traerá como consecuencia un mejor “clima en la organización” y evitará resistencia.

El clima de una organización es el sentimiento que se crea en el interior de ella, es lo que cada persona respira, determinando su actitud mental hacia el trabajo y la empresa. Un buen estratega nunca debe descuidar el análisis de este clima. Sin embargo, este estudio debe ser el resultado de los valores que la dirección General tenga del clima anterior a la implantación del cambio.

Pero como todo cambio, jamás deberá ser repentino. No hay que olvidar que un cambio radical produce desconcierto entre las personas. Para evitarlo, debemos formar a las personas sobre el cambio, lo que facilitará que se adapten a él. La personas deben sentir que necesitamos de su colaboración, que no los hemos desplazados hacia un puesto inferior, que estamos contando con ellos.

Los mandos intermedios que sean líderes de los quipos de personas deben estar perfectamente “formados e informados de los cambios” y deben estar conscientes de cómo afectarán a la organización. Es necesario tener presente que muchos se adaptarán y asumirán los cambios de un modo inmediato y les resultará positivo, pero también habrá quienes necesiten algo mas de tiempo y dedicación. No hay que pensar que esto será tiempo desperdiciado, no, el resultado es todo lo contrario, el equipo valorará el tiempo que destinemos para aclarar sus dudas porque lo considerarán parte de la inversión que estamos haciendo en ellos, en formación profesional y personal, y créanme, sabrán como retribuirlo.

Debemos tener la mente abierta y estar dispuestos a reciclar a nuestro personal. Los cambios en la organización no tienen por qué atraer una gran cantidad de despidos, ya que debemos ser capaces de identificar en las personas las cualidades de adaptación a los cambios que implantamos. Debemos reciclarlos, es decir, aprovechar su conocimiento porque no podemos olvidar que cuentan con una amplia experiencia sobre lo que es la compañía, por tanto, son los mas aptos para adaptarse al nuevo panorama laboral y a las nuevos procesos de producción.

Además, es necesario reconocer que existen personas que no tienen la capacidad de adaptarse a los nuevos cambios y que en muchos casos es necesario decidir si permanecen o no en la organización. Esta decisión también forma parte de nuestra responsabilidad, por tanto, a quienes dejan la organización debemos darles una salida que les resulte lo menos traumática posible. Para ello, debemos manifestar una importante cualidad humano, la empatía. La empatía nos permitirá ponernos en el lugar del otro, sacarnos de la dirección y colocarnos en el cuerpo del trabajador lo que nos dará la comprensión necesaria para tratarlos del mismo modo que nos gustaría que nos trataran a nosotros ante esa difícil situación.

De igual modo, hay que estar muy atentos para identificar y clasificar a los mejores profesionales que disponemos para prepararlos e incorporarlos en aquellos puestos de responsabilidad que estén en estrecha relación con los cambios que implantemos. De esta forma, la dirección transmitirá en toda la organización una clara señal de que necesita a las persona, que cuenta con su apoyo y a su vez, ellos tendrán nuevos horizontes y metas que alcanzar. En definitiva, los motivaremos indirectamente.

Si parte de los cambios de la organización implica incorporar a nuevas personas, en el nivel que sea, debemos preparar con detalle su incorporación. Debemos considerar dos factores: primero, preparar a los nuevos profesionales poniéndoles al corriente de los objetivos de la compañía, del porqué su incorporación y que esperamos de ellos; segundo, a quienes ya forman parte de la empresa debemos prepararlas para que no vean a las nuevas incorporaciones como amenazas para su puesto de trabajo. Hay que comunicarles y transmitirles que estamos en vías de mejoras y que toda la organización se verá afectada positivamente con la incorporación del nuevo personal.

Anteriormente hablamos de los beneficios de no realizar cambios de forma radical en la organización, y para comprenderlo mejor, detengámonos un instante y meditemos en la palabra “ritmo”. El que actuemos con ritmo, decir, respetando los tiempos y las necesidades de las personas que trabajan en la empresa, provocará que los cambios sean mejor asumidos por la organización, y les hará sentir que los cambios están siendo aplicados correctamente. Aplique además un poco de mística al ritmo, es decir, incentivar entusiasmo, muestren lo que podrán lograr, a donde podrán llegar, etc. En definitiva, hábleles de los resultados reales de la competitividad de la organización, pero con cuidado, porque si les formamos conceptos e ilusiones que jamás podrán alcanzar o concretar, el resultado será el contrario y estaremos trabajando en contra de la empresa y no a favor de ella.

Cómo les mencioné al inicio, todo cambio en la organización bien aplicado e implantado permitirá que mejoremos en calidad y en competitividad, permitiéndonos adaptarnos al mundo de los negocios. Sin embargo, debemos asumir inicialmente que la clave de su éxito o fracaso está en nuestras mano: en cómo gestionamos a las personas. Este factor marcará la diferencia entre las organizaciones.

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