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Las reuniones pueden ser eficaces - Píldoras de Productividad Personal (PPPs)

Jaime Bacás - 01/06/2009
Secciones:

Psicología

,

Productividad Personal

En esta ocasión, en el capítulo 6 de esta serie, Jaime Bacás, experto en temas de productividad personal, nos invita a conocer los mayores descubrimientos del Siglo XXI…en Productividad Personal. En esta ocasión, nos explica cómo las reuniones sí pueden ser eficaces.


Visualice esta información en video:

En esta serie revisamos algunos de los descubrimientos que están cambiando el mundo… o casi.

“Quiero comunicaros que he tomado la decisión de implantar reuniones individuales con cada uno de vosotros, dos por semana, martes y jueves, de 20´de duración”.

Esa fue la primera frase que los siete colaboradores de Pascual, el Director Financiero, escucharon en la reunión semanal que mantenían cada lunes.

“Todos los asuntos, dudas, preguntas y 112s serán tratados en esas reuniones 1:1. También ahí revisaremos los proyectos en marcha y asuntos delegados. De esta forma eliminaremos por completo las interrupciones continuas que generan las procesiones repetidas a mi despacho y las llamadas por teléfono. He calculado que esta medida reducirá, además, nuestro tráfico interno de correo-e en un 70-80%”.

Los siete mantenían un silencio total y aprovecharon la breve pausa de Pascual para mirarse sorprendidos. Alba, la Jefa de Compras, esbozó una sonrisa casi imperceptible y Adolfo, el Jefe de Contabilidad, se quitó las gafas y sacó la gamuza del estuche.

“Mantendremos esta reunión grupal de departamento, semanalmente los lunes por la tarde, pero introduciremos algunos cambios. La duración se reducirá a dos horas y sólo trataremos asuntos de interés grupal que requieran interacción y coordinación. Todo lo que sea información circulará por email. Trabajaremos con agenda y secretario de reunión. La función de secretario incluye la preparación de agenda, su comunicación con 24 horas de antelación, cumplimiento de agenda e informe de conclusiones. Esta función será rotativa. Este mes empiezo yo y el siguiente será Carlos”.

No se escuchó ni un carraspeo. Todos permanecían asombrados y concentrados escuchando a Pascual, que prosiguió:

“Os estaréis preguntando que a qué viene todo esto, ¿no?”.

Todos asintieron balanceando sus cabezas.

“Ayer me di cuenta. Fue como una revelación. Repasé, como si fuera una película, lo que hago al cabo de una jornada. Anoté en una hoja de papel las cosas que hice desde las ocho y media que llego hasta las ocho, que me suelo ir. No me gustó lo que escribí. Me quedé estupefacto. Reconozco que me parece increíble no haberme dado cuenta antes de que soy un bombero. Bueno… bombero y jefe de bomberos. Voy y vamos, casi siempre, por detrás de los acontecimientos. No controlamos. Estamos en modo reactivo. Y, además, no disfrutamos nada.

Decidí que eso se acabó. A partir de ahora vamos a dirigir los acontecimientos, adueñarnos de nuestras agendas y disfrutar con nuestro trabajo, y para ello necesitamos empezar a realizar algunos cambios”.

Los rostros atónitos que le rodeaban se iluminaron de la misma forma que el cielo en verano después de descargar una fuerte tormenta.

Antes que Pascual retomara su discurso se escuchó la voz de Alba, que en un tono firme y emocionado dijo: “¡sí! cuenta conmigo”.


Jaime Bacás, experto en temas de Productividad Personal, tiene por objetivo guiar a los lectores de rrhhMagazine.com en el descubrimiento y en el desarrollo de nuevas habilidades relacionadas con esta temática.

Para ello, ha desarrollado la serie titulada: “Píldoras de Productividad Personal (PPP’s)”, que tiene por objeto aportar consejos útiles para eliminar hábitos y costumbres en nuestro trabajo diario que limitan nuestra productividad.

En anteriores PPP’s tratamos los siguientes temas:

“Falta de CLARIDAD e IMPRECISIÓN en el lenguaje”, para visualizarlo, haga clic aquí

“Lenguaje, puntos FUERTES y DÉBILES”, para visualizarlo, haga clic aquí

”Elimina de tu vocabulario las afirmaciones negativas”, para visualizarlo, haga clic aquí

”Elimina de tu vocabulario las formas ambiguas”, para visualizarlo, haga clic aquí

“Elimina de tu vocabulario el verbo INTENTAR”, para visualizarlo, haga clic aquí

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