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Atrapado en el tiempo: el día de la marmota

Jaime Bacás - 27/10/2009
Secciones:

Psicología

,

Productividad Personal

Julián tuvo una revelación el día que se enteró (a los 48 años) del número de interrupciones que toleraba cada jornada y decidió iniciar una revolución para incrementar su productividad.

¿Quién es Julián?

Es un jefe intermedio en el departamento de operaciones de una multinacional del sector farmacéutico.

¿Qué atrapa a Julián?

Recibe y envía una media de 80 mensajes de correo-e diarios. Este canal de comunicación es el más utilizado en su empresa.

También recibe y envía una media diaria de 30 llamadas de teléfono.

Su media diaria de reuniones individuales es tres, además de una grupal y 7 encuentros informales.

Más o menos como tú.

Julián no sabía todo esto, hasta que un día harto de padecer agobio continuado, no dar abasto, padecer estrés creciente, vida personal menguante… es decir, insatisfacción con su vida laboral y personal, decidió realizar esa auto-auditoría de sus comunicaciones.

La revelación

Conocer, por primera vez en su vida, que toleraba 80+30+3+1+7=121 interrupciones diarias en su jornada de trabajo le sorprendió notablemente. Había estimado “unas 20 ó 30” cuando le hice esa pregunta una semana antes.

¿Cómo era posible que tuviera ese desconocimiento tan grande sobre su propia actividad diaria?

Conocer ese simple dato tuvo unas consecuencias revolucionarias en su actitud y comportamientos.

Julián comprendió, en ese momento, la diferencia entre actividad, presentismo y productividad.

Se dio cuenta de que sus hábitos actuales estaban relacionados con una gran actividad, frenética muchas veces. También con un elevado índice de presentismo: su jornada habitual era de 9-20 h. Es decir, abandonaba su hogar a las 8 para regresar a las 21 h. y, además, con mal humor. Descubrió que su capacidad de priorización y concentración fluctuaba escandalosamente a lo largo de la jornada.

Se preguntó lo mismo que tú: ¿Es ésa la vida que quería vivir? ¿Era ésa la vida que querían compartir con él, Elena, su mujer; Carlota, su hija mayor, y el pequeño Julián, que ya dormía cuando él llegaba? ¿Están mis resultados laborales al nivel de mi sacrificio y esfuerzo?

¡NO!: El comienzo de la revolución

Recordó que usar esa palabra es uno de los derechos individuales universales para dejar de tolerar una situación indeseada.

Resuelto a cambiar su realidad, tomó la decisión irrevocable - y revolucionaria - de terminar, mañana, su jornada laboral a las 18 hrs. y, al mismo tiempo, incrementar su productividad. Es decir, salir antes del trabajo y conseguir resultados superiores.

Su resolución, pensó, era ambiciosa y retadora. Pero a él siempre le habían gustado los retos: “me cargan las pilas” o “me dan vidilla” como gustaba decir.

Aquella noche dejó perfilada en sólo una cuartilla su estrategia y un plan de acción, que compartió con Elena y, al día siguiente con Pedro, su director de departamento.

De ambos obtuvo comprensión y apoyo incondicional. Por la tarde lo compartió con sus nueve colaboradores.

Decidió:

1. Trabajar, principalmente, en bloques de 60 y 115 minutos. Cada dos horas descansaría 5 minutos para recargar sus energías y mantener su umbral de productividad elevado.
2. Procesar correo-e tres veces al día solamente por espacio de 30´ cada sesión. De esta forma sería capaz de mantener vacía su Bandeja de Entrada y dar un margen de respuesta máximo de 2-3 horas, suficiente para cumplir sus funciones. Su aplicación de correo-e estaría desconectada el resto de la jornada.
3. Hacer lo mismo con su teléfono cuatro veces al día por espacio de 10´ por sesión. Activó su buzón de voz.
4. Reestructuró los contenidos y frecuencia de sus reuniones 1:1 y grupales, que estableció en 2 individuales y 1 grupal diarias.

El resultado de la revolución de su sistema de comunicaciones fue que redujo el nº de interrupciones diarias a 3+4+2+1= 10

De 121 a 10

¿Cuál crees que fue el impacto en la productividad de Julián cuando consiguió reducir de 121 a 10 el número de interrupciones diarias? ¿Cuál crees que fue el impacto en sus habilidades de foco, atención y concentración?

Aunque aún no había establecido ninguna medida para reducir el número de mensajes de correo-e ¿crees que su productividad es la misma cuando “procesa” correo-e tres veces al día que cuando “revisa” correo-e 80 veces al día? ¿Y con sus llamadas?

¿Qué cambios tuvieron lugar en sus relaciones con Elena, Carlota y el pequeño Julián?

Si quieres saberlo sigue leyendo. Ya falta poco.

El gran reto (dilema)

Como ya sospechabas tú eres Julián o Juliana y lo que has leído es el sueño que has soñado muchas veces. Sólo que, llegados a este punto, no tienes más que dos opciones. Elige con sabiduría.

Una es terminar de leer este artículo y decir algo como “bueno, no está mal del todo, un poco largo…”. Esa es la opción que te conduce a seguir repitiendo el mismo sueño frustrante.

La otra es coger una cuartilla – ya sabes que si no lo haces ahora mismo no lo harás nunca - y:

1. Escribe tu meta, estrategia y plan de acción (sobra con una cuartilla y tres minutos).
2. Implántalomañana. ¡No te comprometas a más!
3. Valora los resultados al final del día y observa cómo te sientes (emocionalmente).
4. Decide si quieres repetirlo mañana. ¡No te comprometas a más!
5. Pide ayuda. Te sorprenderá descubrir cuántas personas quieren que consigas lo que ellos también desean y, sin embargo, no se atreven a intentar.
6. Comparte con los demás tu experiencia (en el apartado Comentarios de SP). Regálanos el qué pasó - qué funcionó y qué no. También con tus compañeros.
7. Agradece a los que te han ayudado y apoyado.
8. Felicítate. Si te fue bien por tu éxito. Y si no, porque has descubierto que ésa, tal vez, no es la solución.

Si este dilema o tu elección te hace sentir molesto, felicítate también. Es un síntoma positivo. Descubre por qué. Compártelo. Encuentra apoyos

Si conoces a alguien como Julián/Juliana y le aprecias hazle un regalo. Reenvíale este cuento si te ha servido de algo.

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