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Workforce o la Planificación de RRHH
La mayoría de los departamentos de RRHH no tienen en cuenta los objetivos corporativos a la hora de establecer sus políticas de personal. Las causas principales de esta situación se deben a la aplicación de políticas de reactividad en vez de las apropiadas políticas de proactividad. Las nuevas tecnologías permiten realizar estos cambios estratégicos y anticiparse en las funciones y requerimientos que les son propios a las áreas de RRHH.
Estos cambios tecnológicos permiten profundizar en la colaboración entre las diferentes áreas y funciones de la empresa, entre los responsables de las mismas y el/los responsable/s de RRHH. Se logra así el viejo sueño de RRHH de convertirse en 'Consultores de Gestión', simplificando el flujo de información dentro de la propia empresa y dotando de mayor valor y contenido al propio departamento.
Los beneficios estimados, de acuerdo con los estudios realizados referentes a este cambio de visión en empresas que tienen una estrategia de gestión de personas adecuada a este modelo, representan un incremento del 35% en su productividad y una disminución del 12% en el índice de absentismo.
Evidentemente, estas tareas están íntimamente interrelacionadas con el desarrollo de funciones tales como la definición de puestos de trabajo, la planificación de plantillas, la gestión de calendarios y turnos o la valoración del desempeño y rendimiento de las personas.
Tras la definición de los puestos de trabajo y de las necesidades para la planificación de los servicios y cargas de trabajo, teniendo en cuenta los diferentes calendarios y la asignación de turnos, procede estimar la evolución futura y planear la asignación de las personas idóneas (gestión por competencias y adecuación de la persona al puesto de trabajo). La asignación del personal comporta una labor de análisis en la identificación del mismo, su ubicación y el desempeño de las actividades que realizan o pueden realizar en función de las capacidades intelectuales, formativas, experiencia, actitud y sus costes.
La idea de 'Planificar los Recursos Humanos' no es nueva; se viene aplicando, de forma más intuitiva que lógica, desde que las personas comenzaron a colaborar en grupos como forma básica de actuación. Sin embargo, es de obligado cumplimiento el aceptar que las empresas se han preocupado más por la planificación de los recursos financieros y productivos, dotándolos de herramientas informáticas adecuadas como los ERP, que de los Recursos Humanos, a pesar de que su coste, en función de la actividad de las empresas, representa entre un 60 y un 90% de los costes totales. En contraposición, todos parecen estar de acuerdo en el hecho de que los Recursos Humanos representan el principal generador de ventajas competitivas sostenibles dentro de las empresas y además, añadiría que, por ahora, son absolutamente indispensables.
En definitiva, y según afirma Puchol, la Planificación de los Recursos Humanos es el punto de partida para diseñar las políticas de empleo, sustituciones internas, formación, promoción, retributiva, comunicación interna y servicios sociales. Concretamente, podemos afirmar que la prioridad de una empresa no es la de contratar de forma indiscriminada personal sino que, por el contrario, la contratación debe ir pareja a las necesidades reales de producción, en el sentido más amplio de la expresión.
En el concepto de Planificación de Recursos Humanos, y de acuerdo con el profesor José Sánchez Pérez, del Departamento de Organización de Empresas de la Facultad de Relaciones Laborales de Cádiz, se manifiestan dos corrientes:
a) Corriente de Subordinación: entendida como un conjunto de acciones que ambicionan el acoplamiento de las disponibilidades a las necesidades de personal. Aporta una visión restringida del ámbito de planificación, ya que sólo contempla el cumplimiento o satisfacción de los objetivos de la organización.
b) Corriente de Integración: el proceso de Planificación es eficaz sólo cuando en este quedan contemplados y recogidos también los intereses del conjunto de empleados vinculados a la organización; es decir, se despliegan esfuerzos para compatibilizar intereses organizacionales e individuales. La motivación individual será la gran favorecida en esta corriente.
Por tanto, el equilibrio entre las necesidades de la organización y las de las personas determinarán una mejor operatividad en el entorno de la gestión y la consecución de los objetivos enmarcados en la actividad de la empresa: se crean equipos con intereses comunes.
Los intereses organizativos vienen determinados por la 'Planificación de los Efectivos'. Los intereses individuales vienen determinados por la 'Planificación de Carreras', incidiendo en la evolución profesional de las personas dentro de la organización. Ambos intereses deben ser gestionados bajo una perspectiva globalizadora, puesto que las interrelaciones existentes son de dependencia mútua.
La Planificación de los Recursos Humanos dispone de varias soluciones:
a) Una política de producción estable: combinada con una suficiente capacidad de almacenamiento. Esta alternativa cada vez es menos viable ya que implica un enorme inmovilizado, y en actividades de productos perecederos es impensable.
b) Una política de subcontratación: casuística imperante en estos últimos tiempos, justificada por un menor coste salarial y modificada, posteriormente, por cambios en la legislación aplicada, especialmente en la política retributiva. Los salarios, y consecuentemente los costes, son los mismos, y a ellos debe unirse los costes correspondientes a los márgenes empresariales de la empresa subcontratada.
c) Una política de recursos internos: recurriendo al uso de horas extraordinarias, replanificación de las cargas productivas y otros ajustes internos, con el correspondiente incremento de costes y posible pérdida de competitividad.
Cualquiera de las soluciones aportadas, por sí mismas y únicamente, no son soluciones de futuro, por tanto, una sabia combinación de las mismas, con un conocimiento realista de los requerimientos y con las herramientas tecnológicas adecuadas, son las únicas soluciones equilibradas y seguras.
Los objetivos de la 'Planificación de los Recursos Humanos' se centran en:
a) Rentabilidad: reduciendo la incidencia del coste laboral en la cuenta de resultados, evitando plantillas sobre o infradimensionadas.
b) Competitividad: el coste laboral no es el único que repercute en la cuenta de resultados; también es determinante el precio de venta y, por tanto, la posición competitiva de la empresa en su sector.
c) Coordinación interna: buscando la congruencia de las acciones desarrolladas por todas las áreas de la organización.
d) Eficacia: incidiendo sobre el desempeño de los puestos de trabajo, nutriéndose de profesionales idóneos y evitando situaciones de vacantes prolongadas.
e) Comportamiento organizativo: convirtiéndose en un instrumento de motivación personal, a través de planes de carrera o planes de formación, y buscando la integración y coherencia con el propio desarrollo de la organización.
Conscientes de esta realidad, hemos realizado un gran esfuerzo en el desarrollo de la tecnología adecuada para disponer de los módulos integrados en GPCN que posibiliten a nuestros clientes la solución a esta problemática. Éstos son:
a) Portal del empleado: cuenta con los criterios de seguridad necesarios para poder integrar y facilitar la gestión directa entre todos los empleados de la organización, facilitando de forma directa la información necesaria dentro de GPCN y así conseguir una Gestión de la Información adecuada para sentar las bases de la Gestión del Conocimiento. Entre las utilidades destaca la gestión del propio empleado, mediante una Intranet, en temas como gastos, petición de vacaciones, peticiones de viajes, acceso a informes o comunicaciones internas, recibos salariales y su impresión, historial económico, información de la competencia, etc. Otro ejemplo sería el acceso de los empleados a toda la información susceptible de ser modificada por ellos mismos, siempre dotándolos de las autorizaciones y controles pertinentes a través de GPCN.
b) Gestión del workflow: de esta manera se integran automáticamente los procesos de validación, autorización y comunicación, incluyendo el correo electrónico u otras aplicaciones corporativas de la empresa. Sus beneficios podemos encontrarlos, por ejemplo, durante el proceso de selección: se requerirán, antes de la contratación, las autorizaciones pertinentes de las áreas y personas implicadas. Sirve, además, para generar documentos, firmas y controles y poder así realizar el seguimiento lógico de los diferentes estadios del proceso de selección.
c) Gestión documental: permite la creación de documentos con Microsoft Word, integrándolos y gestionándolos con GPCN, a través de las herramientas de esta aplicación (como por ejemplo el workflow). Se generan los documentos necesarios en el proceso de selección, cartas, comunicados, contratos, decálogos internos, etc.
d) Gestión de calendarios y turnos: permite crear calendarios anuales, turnos para cada puesto de trabajo, asignación de tareas... generando automáticamente las incidencias de nómina (pluses de penosidad, peligrosidad, nocturnidad, trabajos de superior categoría o bien festivos, sustituciones, ausencias, etc.). Ejemplos los encontramos en empresas que, con producciones continuas y discontinuas y en diferentes centros de trabajo, han solucionado de esta manera el tema del control de incidencias, disminuyendo significativamente con este módulo el flujo de papeleo. Además, como los responsables de departamento de cada centro disponen de un control real, éstos acceden a la aplicación desde su puesto de trabajo, verificando y controlando las incidencias diarias del personal a su cargo para la notificación de abono/descuento en la nómina correspondiente. Como valor añadido, disminuyeron en la práctica totalidad los errores de nómina y consiguieron tener una información real al instante, por no hablar de una mejor ejecución de las responsabilidades inherentes a su cargo.
e) Gestión de la organización y planificación de plantillas: permite crear múltiples organigramas con criterios jerarquizados y no excluyentes (por zonas geográficas, funcional, dependencia, etc.), con sus correspondientes datos y estructura, pudiéndose realizar múltiples combinaciones entre los mismos. La creación de RPT y/o organizaciones permite crear múltiples versiones a efectos de asignación de valores, aceptación presupuestaria y posterior seguimiento acorde con la realidad, tanto al detalle como de forma general.
Juan Rodríguez
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