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El portal del empleado, una herramienta clave en el aumento
de la eficacia de los trabajadores
La Asociación para el Progreso de la Dirección Zona Mediterránea, con la
colaboración de Soluziona, organizan una jornada para analizar el futuro de
portales del empleado
 La Jornada “El portal del empleado. Tecnología. Comunicación
interna y externa Business to Employee. Value to Employee. Servicios
emergentes”, que se ha celebrado el día pasado 7 de noviembre, en el Hotel Rey
Juan Carlos I de Barcelona, ha contado con la asistencia de más de 150
asistentes.
El evento organizado por la Asociación para el Progreso de la
Dirección Zona Mediterránea y con la colaboración de Soluziona, ha contado con
la participación de 12 ponentes que han analizado el futuro de los denominados
portales del empleado. Estos portales internos actúan como canal de comunicación
con sus empleados y ofrecen diversos servicios que ayudan a reducir procesos
administrativos. A través de estos portales, las empresas están incrementando su
transparencia, mejorando su organización, reduciendo los costes de gestión y
administración y aumentando la productividad y eficacia de sus empleados.
El director de Desarrollo de Negocio de Soluziona Management
Consulting, Javier Fernández López, ha sido el encargado de presentar la
jornada. Durante su intervención Fernández López se ha centrado en el valor que
aporta la herramienta como una manera nueva de gestionar el personal en un nuevo
entorno laboral. Esta nueva situación viene dada por la Nueva Economía. Según
Fernández López: “En este nuevo entorno, convertir en valor corporativo el
equilibrio entre la vida laboral y la familiar, reconocer y recompensar
públicamente el óptimo desempeño y responder a las necesidades reales de los
empleados se configuran como elementos fundamentales”.
 UNA NUEVA GESTIÓN DE
PERSONAS PARA UN NUEVO ENTORNO (microsoft powerpoint
comprimido en zip - 665k)
A continuación, el presidente de Hay Group, Enrique de Mulder
y el director Sector Finanzas para España y Portugal de IBM, Miguel Obradors,
han expuesto los diferentes aspectos que aporta el valor para el empleado, el
portal para el empleado. De Mulder ha definido el talento como la suma de
capacidades, acción y compromiso. “La gestión del talento es un enfoque
estratégico cuyo objetivo es obtener la máxima creación de valor para el
accionista, cliente, empleado y sociedad”, ha remarcado. Los beneficios que
se obtienen son precisión, velocidad, reducción, facilitan la información en el
momento y lugar adecuado para convertirla en valor, y además potencia la
interacción de los profesionales. El autoservicio, personalización y
flexibilidad ya que cada profesional puede diseñar su carrera hasta donde le sea
posible, sin limitaciones de ningún tipo, accediendo a los recursos según la
función que realice el profesional y sus necesidades. La reducción de costes,
debido a la optimización del acceso a la información y de la toma de decisiones,
la facilitación del cambio y la descentralización de la toma de decisiones y
automatización de los procesos más operativos, liberando tiempo de los
profesionales para cuestiones más estratégicas son otras ventajas que ofrece.
La gestión del talento en la red se realiza mediante la
gestión de los facilitadores, interacción de los profesionales y gestión del
talento individual. Además proporciona interconectividad; entre profesionales,
jefes, organización, exterior, que fomenta la creación del talento organizativo.
Las experiencias prácticas del uso de la intranet como
soporte en la gestión de los Recursos Humanos han sido expuestos por el director
de Recursos Humanos de Cisco System, Luis Massa; la especialista en Gestión de
Recursos Humanos de Hewlett Packard, María Teresa Tortosa y el director de e-services
de Hewlett Packard, Óscar Gallego.
Por su parte, el senior manager de e-HR de Soluziona
Management Consulting, Alberto Pérez Pérez, ha expuesto la evolución del paso de
una herramienta operativa a una herramienta ERM, es decir, Employee Relationship
Management. “Estamos asistiendo a una evolución del concepto de los Recursos
Humanos. Hasta el momento, tenían una función básicamente de gestión operativa
(contratación, gestión de nóminas, formación…) y, a partir de ahora, poseen,
además, una función de gestión estratégica del capital humano, donde el
desarrollo del talento, la generación de conocimiento y la gestión del
compromiso se configuran como sus principales objetivos”, explica Pérez Pérez.
PORTAL DEL EMPLEADO -->
ERM (microsoft powerpoint comprimido en zip - 242k)
El consultor responsable del Desarrollo de Aplicación B2E de
Towers Perrin, Tama Pérez, se ha referido al valor que pueden crear a la empresa
y al profesional este tipo de portales. El portal del empleado es un fenómeno
creciente que se viene experimentando desde los últimos dos años debido a la
gran cantidad de información que necesita ser comunicada hoy día a los empleados
y a la variedad de medios a través de los cuales los empleados “interactuan”
entre ellos y la compañía.
Pérez ha se ha basado en un estudio realizado sobre las
empresas líderes de los principales sectores de actividad con el objetivo de
conocer el alcance de las expectativas y objetivos inicialmente definidos e
identificar “mejores prácticas” y pautas para el futuro desarrollo de este tipo
de iniciativas. Dicho estudio concluye que el Portal del Empleado se ha lanzado
con el fin de facilitar el proceso de comunicación, información y conocimiento
en la organización. El estudio también apunta que la mayoría de las Intranet han
sido creadas y desarrolladas por el área de tecnología, el principal responsable
de coordinar el Portal y de asegurar la calidad del mismo, con una involucración
menor de los departamentos de Recursos Humanos y Comunicación. Según Pérez: “Es
necesario aclarar quién es el gestor y máximo responsable del Portal del
Empleado”.
La tecnología es hoy principal motor de cambio en la gestión
de las funciones de Recursos Humanos. El desarrollo de una Intranet o “Portal
del Empleado” es una realidad en la mayoría de las empresas. No obstante la
actualización de estos portales debe ser constante para que se obtenga un
verdadero beneficio de éstos.
Para crear un portal del empleado los directivos deben
definir desde el principio las fases de planificación y lanzamiento, el
responsable de que actividades que asegure la precisión del contenido teniendo
en cuenta su atractivo y relevancia para cada colectivo, área o grupo de
empleados y la actualización continua de la información. Dar acceso a la
Intranet a todos los empleados, asegurar una navegación sencilla y rápida y el
diseño gráfico y los contenidos de las páginas son consistentes y siguen los
estándares de la organización, son otros aspectos que deben tener en cuenta.
 El plan de acción debe ir acompañado de dos elementos: la
elaboración de un “Business Case” que permite conocer cuál es el “retorno de la
inversión” realizada y las implicaciones materiales y económicas que van a ser
necesarias para realizar cada una de las fases el proyecto, y la identificación
los indicadores clave en términos cuantitativos (ahorro económico, tiempo) y
cualitativos (satisfacción del empleado, incremento de las ventas...). De esta
manera se observan los aspectos que hay que mejorar y las acciones que hay que
realizar para ello.
Pérez ha concluido definiendo la función del futuro de los
Recursos Humanos, que deben alinearse con la organización para responder a las
demandas esperadas.
Mientras que las nuevas soluciones tecnológicas para el
portal del empleado han sido expuestas por el director de Consultoría
Tecnológica e Innovación de Atlante, Fernando Amigo, el director general de
Secuware, Carlos Jiménez; se ha encargado de explicar los factores críticos de
las aplicaciones avanzadas en Intranet y mecanismos de seguridad que eviten
accesos y modificaciones, es decir todos aquellos aspectos que garantizan la
seguridad de la información y la operatividad en el portal del empleado.
El director de Hay Group, Jorge Llorente y el director de
Coordinación y Comunicación de Organización y Recursos Humanos de Unión Fenosa,
Antonio Fuertes, han finalizado la jornada exponiendo los contenidos
emergentes en el portal del empleado como el diagnostico organizativo, el e-Development
y el autoservicio a partir de experiencias prácticas. Según Llorente: “Se han de
desarrollar contenidos que aseguren la creación de valor para el profesional,
servicios de diagnóstico y gestión para la empresa”.
Llorente ha diferenciado entre diversos tipos de contenidos,
de enfoque y tratamiento. Mientras que entre los contenidos estratégicos se
encuentran las redes del conocimiento, el diagnostico y el e-Development, entre
los contenidos básicos destacan la comunicación, la administración y las
facilidades. Por ello la automatización de los procesos transaccionales y
tradicionalmente asignados a los Recursos Humanos reducen costes, liberan
recursos para dedicarlos a actividades de mayor añadido y proporcionan
transparencia en la gestión.
Promociones especiales, ofertas de proveedores, ayuda al
empleado, tablón de anuncios personales, resumen de prensa diaria, compras
diversas, entre otras, motivan el uso de la Intranet. El ponente ha afirmado que
además éstas crean valor al empleado, ya que le ahorran tiempo a la hora de
realizar sus gestiones personales, y mejoran la imagen interna de la compañía.
Llorente ha definido las redes del conocimiento como redes de
creación para el acceso, gestión y difusión del “expertise”. Los contenidos de
esta área son bases dinámicas de información, comunidades de interés, redes de
conocimiento, foros de debate “on-line”... Así se facilita la transferencia del
conocimiento, se dinamiza la globalización, se reconoce y preserva el
conocimiento de la organización, se facilita la interacción entre los
profesionales, se ahorran costes y se fomenta la innovación. Todo ello facilita
el proceso de desarrollo profesional, flexibilizándolo y personalizándolo, ya
que se gana en efectividad, permiten al empleado que gestione su propia carrera
profesional, reducen la incertidumbre, se genera percepción de equidad y se
facilita el desarrollo del talento individual y organizativo.
Llorente también ha hecho hincapié sobre el diagnóstico del
talento organizativo, el “feed-back” y seguimiento de las variables clave. En
este aspecto se han de tener en cuenta aspectos como el clima, la cultura, la
comunicación interna “bottom-up”, la retribución y la gestión de datos
agregados, entre otros. Los beneficios que aportan son una serie de
informaciones puntuales sobre los facilitadores de la gestión del talento,
posibilitan el seguimiento de mediciones clave como la motivación de los
empleados, causas de rotación..., permiten el lanzamiento y la gestión de
mediciones periódicas de la percepción y la efectividad de iniciativas
relacionadas con la gestión de personal. Así se involucra al profesional y se
obteniene información de primera mano sobre su opinión o ideas. Por ello el
diseño de los contenidos debe asegurar la creación de valor al profesinal: v2E
(“value to Employee”).
Llorente ha concluido que para conseguir el proceso, el
diseño y desarrollo de la gestión del talento en Red se ha implantar la solución
tecnológica óptima. Para ello hay que empezar por una reflexión estratégica
sobre la cultura que se debe facilitar, los contenidos que se deben incluir en
la plataforma tecnológica y el modelo relacional a implantar.
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