(Expansión, 04/08/2000)

Muchos empresarios han soñado siempre con que la tecnología les organice de una vez para siempre los documentos empresariales. Para que todo esté perfectamente disponible en cualquier momento y no surjan problemas ridículos como que se ha arrugado tanto el documento que "no sé lo que pone aquí".

Se ha avanzado mucho. Pero la organización perfecta aún está lejos. Sobre todo teniendo en cuenta que la mayoría de los documentos venía en un soporte distinto: papel, diskettes, microfichas, video, cintas de casette. Y que, además, se perdía mucho tiempo y dinero en almacenar archivos, en buscarlos para recuperarlos posteriormente, en pagarle a empleados que se encargaran de organizar estanterías de papeles y en comprar material complementario (papel, carpetas, toners). Y, aún así, no era una manera totalmente segura de almacenarlo todo: se podían perder documentos, con el consiguiente coste y duplicación del trabajo; o se escapaba el tiempo cuando se buscaban archivos de un modo equivocado.

Pero hoy, el sueño de tenerlo todo en uno, ya está a punto de cumplirse. La Gestión Electrónica Documental (GED) es un archivo virtual, un sistema en el que se centraliza toda la información de la empresa, en el que se guardan todos los documentos, vengan del soporte que vengan, en un mismo formato: el electrónico. Primero se introducen los documentos, por medio de fax, escáner y ficheros multimedia.
Luego se digitalizan todas las imágenes, sonidos y textos, para poder tratarlos electrónicamente. A continuación, se almacenan en soporte magnético u óptico y, de este modo, la localización a la hora de buscarlos, la visualización y la recuperación son más fáciles.

Los sistemas superan con creces los problemas que conllevan los archivos tradicionales. En estos últimos a veces no es fácil localizar los documentos o se tarda mucho tiempo.

Un estudio de Gartner Group dice que recuperar el documento representa entre un diez y un veinte por ciento del tiempo de un empleado. Otras veces, en los archivos tradicionales existe un número de copias innecesarias; o hay demasiado tratamiento manual que deteriora el documento.